▲보고 업무프로세스의 개선(출처 : iNIS) 

◈ 중간에서 보고가 사라지거나 무리하게 해결하려는 것이 국내 기업의 실정

국내기업은 기본적으로 조직구조가 폐쇄적이고 경직되다 보니 의사소통이 원활하지 않다. 현행 보고 업무프로세스와 권장하는 업무프로세스를 제시하면 그림과 같다.

현행 조직의 업무보고 프로세스는 담당직원, 팀장, 담당임원, CEO로 수직적으로 일원화돼 있다.

위와 같은 조직은 권위주의적 조직문화, 군대식 문화로 인해 의사소통이 원활하지 않고 일방적인 지시와 명령이 일상화돼 있다.

윤리경영 위반사례가 발생해도 보고가 중간에서 은폐되거나 누락될 가능성이 높다. 중간관리자자 상급자의 심기를 건드리지 않기 위해 중간단계에서 폐기하는 것이다.

사소한 충돌이나 문제일 경우 내부고발자도 한번 자신의 의견을 피력했기 때문에 심리적인 만족감을 얻을 수 있어 중간에서 보고가 사라져도 크게 문제를 제기하지 않는다.

하지만 다양한 내부고발사건에서 보듯이 일방적인 의사소통 단절은 더 큰 문제를 야기시키기 때문에 적정 수준의 대화가 필요하다.

다양한 현장경험을 바탕으로 보면 윤리경영을 실천하고 있다는 국내 대부분의 기업의 상황은 이 상황에서 크게 벗어나지 않는다.

일부 충성심이 강한 중간관리자는 상급자에게 보고하지 않는 것을 넘어서 자신이 무리하게 강압적으로 문제를 해결하기 위해 노력하다가 더 큰 문제를 일으키기도 한다. 

◈ 정상보고가 작동하지 않을 경우를 대비해 긴급 및 비상보고 체계가 필요

권장하는 프로세스는 1차 정상 보고체계가 작동하지 않을 경우, 2차 긴급 보고체계와 3차 비상 보고체계를 확보해야 한다는 것이다.

 조직은 확실하게 직무권한체계를 구축하고 명령계통에 따라 지시나 보고가 이뤄지도록 해야 한다.

담당직원이 부서 내부에서 업무를 추진함에 있어 위반행위를 발견한 경우 팀장, 담당임원, CEO로 이어지는 1차 정상 보고체계가 구축돼 있어야 한다.

1차 정상 보고체계가 제대로 작동하지 않을 경우 2차 긴급 보고체계로 담당직원이 팀장을 뛰어 넘어 담당임원이나 CEO에게 직접 보고를 할 수 있도록 해야 한다.

1, 2차 보고체계가 작동하지 않을 경우 담당직원은 3차 비상 보고체계를 선택해 감사/윤리경영사무국에 관련 내용을 제보할 수 있어야 한다.

조직이 가진 공식적인 보고프로세스는 내부의 문제를 가장 저렴하고 효율적으로 해결할 수 있는 수단이므로 잘 활용해야 한다.

1차 보고체계가 작동하지 않아 2차, 3차 보고체계를 통해 위반행위가 접수되고 처리됐을 경우 1차 보고체계가 작동하지 않은 이유를 찾아 해결해야 한다.

팀장이나 담당임원의 경우 자신이 주어진 권한과 능력 범위 내에서 ‘최선을 다했다’거나 ‘권한 밖의 일이다’는 표현을 많이 한다.

정말 최선을 다했는데도 해결하지 못한 것인지, 능력의 문제인지도 밝혀야 한다. 권한 밖의 일이었다면 임직원의 업무정의가 제대로 되어 있는지 다시 점검해야 한다. 

– 계속 - 

민진규 <국가정보전략연구소장> stmin@hotmail.com